会议管理办法

【发布日期】2020 年9 月11 日

【实施日期】2020 年9 月11 日

为明确会议要求，规范会议流程，提高决策效率，确保会议的有效性、严肃性和纪律性，促进公司经营目标的顺利达成，特制定本办法。

适用于中材叶片总部的各类会议管理。

3.1办公室是公司级会议的归口管理部门，负责本办法的拟定、修订及监督执行；负责发布《公司级年度会议安排》；配合完成其他跨部门协调性会议的召开；负责公司级会议决议的落实，并监督检查其他类别会议决议的落实情况。

3.2各部门负责组织本部门主导的跨部门协调会；负责组织本部门内部会议；参加公司级会议和本部门涉及的跨部门会议。

4.1按层级分类

4.1.1公司级会议

公司级会议是指研究决策公司级重点事项及内容的会议。主要包括党委会、总经理办公会、管理评审会、经营工作会及其他公司级专项会议。

4.1.2跨部门协调性会议

跨部门协调性会议是总部各部门之间、总部与分子公司之间召开的需协调事项会议，主要包括：生产调度会、成本分析会等跨部门协调的专题会议、外部单位沟通洽谈会议。此类会议遵照“谁主办、谁负责”的原则，由主办部门组织召开。

4.1.3部门内部会议

部门内部会议是总部各部门为日常管理需要召开的员工座谈、工作汇报等会议，由各部门自行组织召开。

4.2按计划形式分类

4.2.1 例会：按规定定期举行的会议；参照《公司例会清单》

4.2.2 临时会议：根据需要临时召开的会议。

4.3按召开形式分类

会议分为现场会议、视频会议、电话会议、会签会议。

5.1 会议计划及通知

5.1.1公司级年度会议安排由办公室于每年年初发布，办公室根据会议安排计划并结合实际情况，于会议召开前一周发布会议通知。

5.1.2其他专题性例行会议由会议组织部门提前一周与办公室协调沟通，根据协调结果，提前5天发布会议通知；例行会议如有计划调整，会议主办单位应提前3天报送办公室调整会议计划，至少提前1天发布调整通知；

5.1.3临时性会议由会议组织部门至少提前1天与办公室沟通，确定会议具体时间，并发布会议通知；

5.1.4对于参加人员相同、内容相关、时间相近的会议，办公室可视情况安排合并召开。

5.1.5会议通知以内部通讯软件作为主要方式，如遇特殊情况，辅以电话、短信等方式进行通知。

5.2会前沟通及资料准备

5.2.1议题涉及面广、需要多方协调的，应于会前进行沟通协调，以提高会议质量；

5.2.2相关部门应按照会议通知要求做好会议资料的准备，经分管高管审核后报会议组织部门，会议组织部门应从内容、格式等方面对会议资料进行审核，确保符合要求后正式提交会议。对于会前准备不足、目标不明确等会议，办公室有权拒绝安排并要求组织部门改进工作。

5.2.3会议召开的原则

a）局部服从整体，临时会议、小会服从大会，大会服从例行会议。

b）资料齐备、主题突出、高效决策。

5.3会务准备

由会议组织部门提前预约会议室，提前半小时完成视/音频设备调试、会场布置、人员组织等工作，保障会务服务。需要办公室协助会务的会议，应事先与办公室沟通。

6.1会议应按规定时间准时召开，会议组织部门应提前做好会务准备，并负责维护会议纪律。进入会场前，与会人员应仪表整洁，精神饱满；会议期间要求集中精力、认真听取发言。

6.2实行会议签到规定，会议组织者提前10分钟、参会人员提前5分钟进入会场并签到，输出《会议签到表》。会议主持人宣布开会时仍未到会者，视为迟到。会议期间有事需离开会场5分钟以上或提前离开者，须向主持人请假，否则视为早退。

6.3参会人员不得无故缺席、迟到或早退；因特殊情况，因故不能参加会议，要及时向会议主持人及组织部门报告，未经同意，不得擅自安排他人代为参会。

6.4自觉维护会议秩序，进入会场要关闭通讯工具或调至振动状态，客户电话等特别重要事项必须接听电话的，须到会议室外接听，不得在会场内接打电话、随意走动、交头接耳等。发现以上以及其他不利于会议进行的行为，将在会上给予通报批评。

6.5会议发言应简明扼要，避免发表与会议无关的话题。通过电话拨入会议时，若不发言，应保持安静。

6.6会议涉及公司商业秘密时，所有与会者要严守保密规定，对会议内容或决定，未经许可不得向外传播扩散，否则按有关规定处理。

6.7会议结束后，组织者应确保会议室整洁、有序，办公设备、仪器恢复原状。按照《工作环境管理办法》执行。

7.1会议组织部门或会议主持人应安排专人如实记录会议内容，原则上会后1个工作日内应整理形成会议纪要，经分管高管审批后，输出《会议纪要》，按照分发范围下发存档。其中总经理办公会纪要由总经理签发，出席会议的领导班子成员会签；月度/季度/年度经营工作会纪要由总经理签发；跨部门协调性会议纪要由主办部门分管高管签发，参会部门负责人会签。

7.2会议决定的事项不得随意变动，会议组织部门对会议要求及精神进行传达贯彻，将会议纪要中安排的需落实事项转化为行动计划，明确工作任务、时间节点及责任人，并报备办公室。需落实事项的责任部门应将工作任务纳入月度工作计划。办公室按照《会议事项完成情况统计表》对责任部门进行跟踪督促。

7.3公司级会议记录及纪要将作为公司档案一部分，在年度结束后按年进行归档。

8.1会议费主要包括因召开会议而发生的会议伙食费、住宿费、会务交通费、会场租用费及会议用品、资料等支出。

8.2提倡厉行节俭，利用现代通讯工具召开高效、精简会议。会议组织部门应统筹规划，做好预算控制。明确会议标准，严格履行费用审批程序并据实列支。

8.3会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用。总部会议费综合定额范围为8.1所述会议费用范围，标准为：800元/人/天。在特大型城市召开会议，综合定额标准可上浮20%。综合定额标准是会议费开支的上限，应在综合定额标准以内结算，据实报销。会议费用报销时需提供会议通知或相关材料。上级公司有新的要求或标准时，参照上级要求及标准执行。

8.4外出参加其他单位组织的会议，按照会议通知缴纳会议费，凭会议通知据实报销。往返会议地点发生的城市间交通费用和会议期间住宿费用，按照《差旅费管理办法》执行。由会议组织方指定酒店住宿，住宿费可实报实销。

8.5严禁借会议名义组织餐或安排宴请；严禁套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待。会议用房不得安排高档套房；会议用餐原则安排自助餐，严禁提供高档菜肴、不上烟酒；会议场不摆鲜花、不提供水果。不得使用会议费购置电脑、复印机打传真等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用。不得组织会议代表旅游和与无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；不得额外配发洗漱用品。

9.1党委会会议

党委会会议按照《中共中材科技风电叶片股份有限公司委员会议事规则》执行；

9.2总经理办公会议

总经理办公会议按照《总经理办公会工作细则》执行；

9.3经营工作会议

经营工作会指在生产经营过程中，为解决需要协调、决策的各项事宜，公司经营班子及分子公司经营班子成员共同讨论、研究，从而确保事项的快速解决和决策的科学、合理，提高管理效率和最大限度降低决策风险的经营管理会议。

9.3.1经营工作会类别

经营工作会分为年度、季度、月度经营工作会。月度经营工作会定于每月初10日前（逢节假日顺延至节后第一个工作日）召开；季度经营工作会定于季度过后次月召开；年度经营工作会定于每年年初召开。

9.3.2 经营工作会策划

办公室依据公司经营工作需要，策划制定年度、季度经营工作会方案，确定会议主题、议程、参会人员、会议内容等，经总经理批准后实施。

9.3.3 经营工作会议程

1）月度工作会内容一般包括但不限于：

（1）上月重点工作完成情况及下月重点工作计划；

（2）公司高管根据需要向职能部门/分子公司质询及相关重点工作布置；

（3）其他专项工作；

2）季度工作会内容一般包括但不限于：

（1）公司总体运营形势、生产经营情况，下一步公司重点工作部署；

（2）各分子公司生产经营情况、现存问题、解决措施及下一步工作计划；

（3）总部领导质询及相关重点工作布置；

（4）其他专项工作；

3）年度经营工作会按照《管理评审制度》执行。