会议管理办法

【制度编号】ZD-2-BG-011-A0-2016 【发布日期】2016 年11 月08 日 【实施日期】2016 年11 月08 日 【修订日期】2016 年11 月08 日

为规范会议流程，提高决策效率，确保会议的严肃性和纪律性，特制定本办法。

2.1 适用于中材叶片总部及各分子公司的月度/季度/年度经营分析会、定期/临时总经理办公会、生产调度会/成本分析会等部门专题会议、客户/供应商等外部单位沟通洽谈会、部门内部会议等。

2.2 本制度将各种会议归纳分类为公司级会议、跨部门协调性会议及部门内部会议。其中：公司级会议定义为需全体公司高管参加的例行会议，涵盖：月度/季度/年度经营分析会、定期/临时总经理办公会，由运营管理部及各分子公司综合部组织召开。

跨部门协调性会议定义为总部或分子公司之间召开的生产调度会/成本分析会/管理评审会等需跨部门协调的专题会议或外部单位沟通洽谈会，遵照“谁主办、谁负责”的原则，由主办部门组织召开。

分子公司定期/临时总经理办公会，由各分子公司综合部组织召开。

部门内部会议定义为总部或分子公司各部门为日常管理需要召开的员工座谈、工作汇报等会议，由各部门自行组织召开。

3.1 运营管理部是公司级会议管理的归口管理部门。负责发布《公司级年度会议安排》，配合完成其他跨部门协调性会议的召开；负责公司级会议决议的落实，并监督检查其他类别会议决议的落实情况；负责本制度的拟定、修订及监督执行。

3.2 分子公司综合部是分子公司会议管理的归口管理部门。负责组织参加公司级季度/年度经营分析会；组织本单位公司级定期例会的召开；负责本制度在本单位的执行。

3.3 总部及分子公司其他会议组织部门应遵守公司会议管理制度，按时按要求组织完成各自主办会议的召开。

3.4 总部及分子公司其他会议参与部门应按照会议组织部门的要求，按时参会、积极参与，并做好会议决议的落实。

局部服从整体、临时会议、小会服从大会服从例行会议。

资料齐备、主题突出、高效决策。

5.1 会议通知

5.1.1 公司级年度会议安排由运营管理部于每年年初发布，并于会议召开前一周对参会部门或人员进行会议提醒；

5.1.2 其他专题性例行会议由会议组织部门提前一周与运营管理部协调沟通，根据协调结果，提前5 天发布会议通知；例行会议如有计划调整，会议主办单位应提前3 天报送运营管理部调整会议计划，至少提前1 天发布调整通知；

5.1.3 临时性会议由会议组织部门至少提前1 天与运营管理部沟通，确定会议具体时间，并发布会议通知；

5.1.4 对于参加人员相同、内容相关、时间相近的会议，运营管理部可视情况安排合并召开。

5.2 会前沟通及资料准备

5.2.1 议题涉及面广、需要多方协调的，应于会前进行沟通协调，在各方面意见基本一致的情况下再上会，以提高会议质量；

5.2.2 相关部门应按照会议通知要求做好会议资料的准备，经分管高管审核后报会议组织部门，会议组织部门应从内容、格式等方面对会议资料进行审核，确保符合要求后正式提交会议。对于会前准备不足、目标不明确等会议，运营管理部有权拒绝安排并要求组织部门改进工作。

5.3 会务准备

由会议组织部门提前预约会议室、布置会场、调试设备，保障会务服务。需要运营管理部协助会务的会议，应事先与运营管理部沟通。

6.1 会议应按规定时间准时召开，会议组织部门应提前做好会务准备，并负责维护会议纪律。进入会场前，与会人员应修整仪表，着正装，精神饱满；会议期间要求集中精力、认真听取发言。

6.2 实行会议签到制度，会议组织者提前10 分钟、参会人员提前5 分钟进入会场并签到，会议主持人宣布开会时仍未到会者，视为迟到。会议期间有事需离开会场5 分钟以上或提前离开者，须向主持人请假，否则视为早退。

6.3 参会人员不得无故缺席、迟到或早退；因特殊情况，因故不能参加会议，要及时向会议主持人及组织部门报告，未经同意，不得擅自安排他人代为参会。无故缺席、迟到、早退，将进行通报批评。

6.4 自觉维护会议秩序，进入会场要关闭通讯工具或调至振动状态，客户电话等特别事情到会议室外接听，不得在会场内接打电话、随意走动、交头接耳等。发现以上以及其他不利于会议进行的行为，将在会上给予通报批评。

6.5 会议发言应简明扼要，要本着“发现问题、解决问题、杜绝问题再度发生”的原则进行汇报，避免发表与会议无关的话题，会议主持人有权提示发言人，其他人员无权打断发言人讲话。通过电话拨入会议时，若不发言，应保持安静。

6.6 会议涉及公司商业秘密时，所有与会者要严守保密制度，对会议内容或决定，未经许可不得向外传播扩散，否则按有关规定处理。

6.7 会议结束后，组织者应确保会议室整洁、有序，办公设备

6.1 会议应按规定时间准时召开，会议组织部门应提前做好会务准备，并负责维护会议纪律。进入会场前，与会人员应修整仪表，着正装，精神饱满；会议期间要求集中精力、认真听取发言。

6.2 实行会议签到制度，会议组织者提前10 分钟、参会人员提前5 分钟进入会场并签到，会议主持人宣布开会时仍未到会者，视为迟到。会议期间有事需离开会场5 分钟以上或提前离开者，须向主持人请假，否则视为早退。

6.3 参会人员不得无故缺席、迟到或早退；因特殊情况，因故不能参加会议，要及时向会议主持人及组织部门报告，未经同意，不得擅自安排他人代为参会。无故缺席、迟到、早退，将进行通报批评。

6.4 自觉维护会议秩序，进入会场要关闭通讯工具或调至振动状态，客户电话等特别事情到会议室外接听，不得在会场内接打电话、随意走动、交头接耳等。发现以上以及其他不利于会议进行的行为，将在会上给予通报批评。

6.5 会议发言应简明扼要，要本着“发现问题、解决问题、杜绝问题再度发生”的原则进行汇报，避免发表与会议无关的话题，会议主持人有权提示发言人，其他人员无权打断发言人讲话。通过电话拨入会议时，若不发言，应保持安静。

6.6 会议涉及公司商业秘密时，所有与会者要严守保密制度，对会议内容或决定，未经许可不得向外传播扩散，否则按有关规定处理。

6.7 会议结束后，组织者应确保会议室整洁、有序，办公设备、仪器恢复原状。

7.1 会议组织部门或会议主持人应安排专人如实记录会议内容，原则上会后1 个工作日内应整理形成会议纪要，经相关领导审批后，按照分发范围下发存档。其中总经理办公会记录及纪要由总经理签发，全体参会人员会签；月度/季度/年度经营分析会记录及纪要由总经理签发，汇报人员会签；跨部门协调性会议记录及纪要由主办部门分管高管签发，参会人员会签。

7.2 会议组织部门应将会议纪要中安排的需落实事项转化为行动计划，明确工作任务、时 间节点及责任人，并报备运营管理部。需落实事项的责任部门应将工作任务纳入月度工作计 划。

7.3 分子公司综合部应做好本单位公司级会议记录及纪要的保管工作，总部运营管理部将 不定期进行抽查。

7.4 公司级会议记录及纪要将作为公司档案一部分，在年度结束后按年进行归档。

会议费主要包括因召开会议而发生的会议伙食费、住宿费、会务交通费、会场租用费及会议用品、资料等支出。

提倡厉行节俭，利用现代通讯工具召开高效、精简会议。会议组织部门应统筹规划，做 好预算控制。明确会议标准，严格履行费用审批程序并据实列支。

会议费用管理参照《中央和国家机关会议费管理办法》执行。会议费开支实行综合定额 控制，各项费用之间可以调剂使用。会议费综合定额不得超过以下标准：

单位：元／人天

组织部门在会议结束后应当及时办理报销手续。会议费报销时应当提供会议审批文件、 会议通知及实际参会人员签到表、定点会议场所等会议服务单位提供的费用原始明细单据、 电子结算单等凭证。财务部门要严格按规定审核会议费开支。

组织部门应严格执行会议用房标准，不得安排高档套房；会议用餐严格控制菜品种类、 数量和份量，安排自助餐，严禁提供高档菜肴，不安排宴请，不上烟酒；会议会场一律不摆 花草，不制作背景板，不提供水果。

第九条 本办法经总经理办公会审议通过后下发执行。

第十条 本办法由公司运营管理部负责解释。