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差旅费OA流程填报

差旅费报销单

一、基础信息填写

红标的表单字段为必填项;其余字段为自动带出或选填项

表单字段 填写方式 填写内容 注意事项
标题 自动 系统自动生成 ——
OA系统编号 自动 流程提交后自动生成 ——
附属单据A4纸张张数 填写 附属单据张数
发票报销原始凭证粘帖规范
除系统打印报销单据外剩余提交财务的A4纸张张数
申请日期 自动 自动生成 ——
对应出差计划编号 选择 点选关联对应出差申请(点击放大镜图标) 多个出差申请就点选多个
职务 选择 由报销人带出 ——
经办人 自动 系统自动 填报流程的办理人
报销人 自动/可修改 点击“读取SAP数据”点选实际费用发生人(如车票乘车人) 点选实际费用发生人(如车票乘车人)
报销人员工工号 自动 由报销人带出 ——
公司代码 自动/可修改 由报销人带出 ——
公司名称 自动 报销人所在的公司 即为费用承担的公司
订单类型 自动/可修改 由成本中心及订单带出 研发人员-选择研发订单
售后人员-选择维修订单
除上述两项剩余人员-选择一般类型
成本中心编码 自动/可修改 报销人所在成本中心编码 ——
成本中心描述 自动 由成本中心编码带出 即为费用承担的成本中心
项目负责人/售后内勤 选择 点选人员 ——
内部订单编码 选择 相应的订单编码 研发人员一对应的研发订单编码
售后人员一对应的维修订单编码
内部订单描述 自动 由内部订单编码带出 ——
客户编码 选择 点选带出 ——
客户名称 自动 由客户编码选定后自动带出 ——
领(汇)款方式 自动/可修改 默认“电汇”,下拉框点选“电汇”或“其他” 若为备用金冲抵:
1、全额冲抵时选择“其他”
2、部分冲抵时选择“电汇”
若由本地进行支付,手动选择“其他”
费用类别编码 自动 根据“订单类型”及“出差类别”带出 当“订单类型”为研发订单,“出差类别”为国外时,自动带出研发支出-国际合作与交流费
费用类别描述 自动 业务所对应的费用类别 自动带出研发支出-国际合作与交流费
费用性质 自动 B经营性支出 ——
预算金额 选择 点击放大镜选择 默认值0
仅针对研发订单类业务
确保该项目预算充足,如预算行出现负值或“0”时,
不允许报销
预算执行金额 自动 由预算金额带出
预算余额 自动 由预算金额带出
借款余额 自动 报销人借用公司备用金的余额 ——
是否冲备用金 选择 如果有备用金余额,是否本次报销冲销,点选“是”或“否”。 无备用金冲抵需点击下拉框选择“无”
本次冲备用金金额 输入 输入本次冲抵备用金金额 不超过备用金余额且小于等于本次报销金额
原因代码 自动 系统自动带出 系统根据订单类别及内部订单编码自动匹配
业务范围 选择 根据实际业务范围选择即可 根据出差申请及实际业务进行选择
流程根据不同的业务范围匹配不同的出差标准设置对应的逻辑
出差类别 选择 点选下拉框内符合出差地点的内容 根据出差申请及实际业务进行选择
流程根据不同的业务范围匹配不同的出差标准设置对应的逻辑
是否公司派车 选择 点选“是”或“否” 选择是,对应“交通补助”为0
内部订单开始日期 自动 由内部订单编号带出 仅针对研发订单类业务。
确保该项目处于未结题状态
内部订单结束日期 自动 由内部订单编号带出
出差申请关联次数 自动 系统自动带出 当业务范围为一般业务或一般业务(北上广深)且出差类别为区县、城六区、城六区外时,系统自动带出这两个字段
已经关联的报销过的流程号 自动 系统自动带出

报销发票明细填写

红标的表单字段为必填项;其余字段为自动带出或选填项 点击最右侧绿色圆圈加号,添加明细行。或减号删除明细行。

表单字段 填写内容 注意事项
费用类别 选择发生费用的类别 住宿费、火车票、汽车票、轮船票、保险费/签证费、退票费、机场专线费、票价、燃油附加(飞机)、民航发展基金+其他税费、出租车票
发票类别 选择需报销的发票类别 增值税电子普通发票–普通发票(电子)
增值税电子专用发票–专用发票(电子)
增值税专用发票——–专用发票(纸质)
电子发票(增值税专用发票)、电子发票(普通发票)—数电专普票全电发票 样式大全!
旅客运输电子普通发票–旅客运输服务开具的增值税电子普通发票
航空运输电子客票行程单–飞机票行程单
铁路车票—–火车票
公路、水路等客票(注明身份信息)–注明身份信息的汽车票、轮船票等
其他发票–定额发票、增值税普通发票(纸质)、行政收据、未注明身份信息的车票等
出租车票–乘坐出租车的卷式发票、电子发票、定额发票等。
发票代码 电子发票、增值税专用发票必填 电子发票(增值税专用发票)、电子发票(普通发票)不填
发票号 电子发票、增值税专用发票必填 电子发票(增值税专用发票)、电子发票(普通发票)发票号为20位
起始地点 填写出差出发地 ——
终止地点 填写出差到达地/住宿地 ——
发票项目 点击放大镜,根据发票的税率及开票项目选择 专票、旅客运输电子发票需要填写
税率税码 由发票项目带出 专票、旅客运输电子发票需要填写
税率 由发票项目带出 专票、旅客运输电子发票需要填写
含税金额 包含应缴税项的金额 即价税合计金额
不含税金额 不包含应缴税项的金额 无需填写,系统根据含税金额带出。若金额有小数点差异,可手工调整,其金额需与发票金额完全一致
进项税 本次报销的发票税额 无需填写,系统根据含税金额带出。若税额有小数点差异,可手工调整,其金额需与发票金额完全一致

1、乘坐飞机

① 航空运输电子客票行程单

填报要求:

1.票价: 1040元。

1.1燃油附加费:110元。

①显示为EXEMPT时,不需要填写。

②显示为金额时,与票价合并填报选“票价 、燃油附 加费(飞机)”,填写在含税金额处填写对应金额。

2.民航发展基金:50元 。含税金额 = 不含税金额。(系统自动带出,填写后点击空白处)

2.1其他税费:

①显示为EXEMPT时,不需要填写。

②显示为金额时,与民航发展基金合并填报选“民航发展基金+其他税费”,填写在含税金额处填写对应金额。

若取得的机票行程单为国际行程的行程单,其进项税额不可抵扣,所以发票类别应修改为其他发票(纸质),输入含税金额,系统自动带出不含税金额,两者相等。


② 增值税普通发票/增值税电子普通发票

填报要求:

1.发票类别:增值税电子普通发票/ 增值税普通发票

2.含税金额:输入含税金额,点击空白处,自动计算不含税金额。


③ 乘坐飞机的保险费、邮寄费发票——增值税电子普通发票/定额发票

填报要求:

1.费用类别:选择保险费/签证费;

2.发票类别:选择其他发票;

3.含税金额:输入发票对应金额,点击空白处,自动计算不含税金额。


2、乘坐火车

铁路客票

填报要求:

1.费用类别:选择火车票;

2.发票类别:选择铁路客票;

3.含税金额:输入发票对应金额,点击空白处,自动计算不含税金额。


3、汽车票

注明身份信息汽车票/普通汽车票

填报要求:

1.费用类别:汽车票

2.发票类别:系统自动带出公路 、水路等客票(注明身份信息)/票面无 身份信息,选择“其他发票”,此项需要手动修改。

3.含税金额:输入发票对应金额,点击空白处,自动计算不含税金额。


4、退票费

增值税电子普通发票/铁路客票

填报要求:

1.火车票退票费

1.1费用类别:退票费

1.2发票类别:铁路客票注明退票费、退差字样均按照系统自动带出的“铁路车票”进行填写。

1.3含税金额:输入发票对应金额,点击空白处,自动计算不含税金额,且含税金额=不含税金额。

2.机票退票费(上图中为增值税电子普通发票样式)

1.1费用类别:退票费

1.2发票类别:根据发票票面样式进行选择,如上图中选择增值税电子普通发票。

1.3发票代码、发票号码:按照票面的发票代码和发票号码进行填写。

1.3含税金额:输入发票对应金额,点击空白处,自动计算不含税金额,且含税金额=不含税金额。


5、旅客运输服务发票

当在报销出租车票或汽车票时,需要注意取得的发票是否符合以下填报要求。

填报要求:

当取得的发票为增值税电子普通发票,且货物或应税劳务、服务名称为*运输服务*客运服务类别时:

1.费用类别:出租车票

2.发票类别:按系统自动带出的*旅客运输服务电子普票*填写

3.发票项目:按票面税率选取,如上图所示选取3%

4.含税金额:输入发票对应金额,点击空白处,自动计算不含税金额和进项税,三项金额均应与发票金额保持一致。

6、住宿费

①增值税专用发票(纸质)/增值税普通发票(纸质)

填报要求:

1.发票类别: 增值税专用发票/增值税普通发票。

2.发票代码及号码:10位、8位/12位、8位

3.发票项目:根据发票票面税率选择对应的发票项目/无需填写。

4.含税金额:输入含税金额,点击空白处,自动计算不含税金额 、进项税额。


②增值税电子专用发票/增值税电子普通发票

1.发票类别: 增值税电子专用发票/增值税电子普通发票。

2.发票代码及号码:12位、8位/12位、8位

3.发票项目:根据发票票面税率选择对应的发票项目/无需填写。

4.含税金额:输入含税金额,点击空白处,自动计算不含税金额 、进项税额。


②电子发票(增值税专用发票)/电子发票(普通发票)

1.发票类别: 电子发票(增值税专用发票)/电子发票(普通发票)。

2.发票代码:无。 发票号码:20位/20位

3.发票项目:根据发票票面税率选择对应的发票项目/无需填写。

4.含税金额:输入含税金额,点击空白处,自动计算不含税金额 、进项税额。



表单字段 填写内容 注意事项
住宿费用合计 自动算出含税金额 “费用类别”为住宿费时,发票明细行含税金额的合计数
交通费用合计 系统自动计算 “费用类别”除住宿费以外,发票明细行含税金额的合计数
出差起始截至日期 点选日期 根据出差申请及实际业务,按照交通工具票面上的记载时间填写,勿计算车程时间推算到达目的地日期
住宿天数 请按照实际住宿天数填写 与住宿费发票上开具的住宿天数数量一致, 若未产生住宿,或未取得住宿费发票,住宿天数需填写0
住宿补助 系统自动生成 (住宿费用-住宿标准)*40%
工作日补助天数 系统自动生成 ——
交通补助 系统自动生成 根据“职务”结合“业务范围”“出差类别”“是否公司派车”后,对应标准已设置于流程
伙食补助 系统自动生成 根据“职务”结合“业务范围”“出差类别”后,对应标准已设置于流程
工作日补助合计 系统自动生成 住宿补助+交通补助+伙食补助合计

工作天数信息

当出差类别选择区、县内出差、城六区、城六区外时,流程自动带出工作天数信息表单。

表单字段 填写内容 注意事项
选择工作日 点选每次出差对应的日期 1.区县内:选择领取补助对应的出差日期(按次填写、一行为一次出差)
2.城六区/城六区外:选择对应的出差日期
工作内容 填写实际工作内容 与出差申请保持一致

非工作日补助

表单字段 填写内容 注意事项
选择非工作日 点选日历图标,选择相应的非工作日 非工作日根据国家法定周末及节假日
工作内容 填写出差时工作的内容 ——
是否批准补助 系统默认,是 需部门经理节点选择是否批准
非工作日补助天数 系统自动生成 ——
非工作日交通补助 系统自动生成 根据“职务”结合“业务范围”“出差类别”“是否公司派车”后,对应标准已设置于流程
非工作日伙食补助 系统自动生成 根据“职务”结合“业务范围”“出差类别”后,对应标准已设置于流程
非工作日补助合计 系统自动生成 非工作日交通补助+非工作伙食补助合计

收款付款信息

表单字段 填写方式 填写内容 注意事项
申报金额合计 自动 不含税金额小计+工作日补助合计+非工作日补助合计
报销金额合计(小写) 自动 含税金额小计+工作日补助合计+非工作日补助合计
报销金额合计(大写) 自动 含税金额小计+工作日补助合计+非工作日补助合计
付款币种 填写 境外付款时填写
汇率 本地出纳填写,
其他节点不需填写
依据实际付款当天汇率填写
人民币金额 自动 自动核算
是否同城 下拉框选择 默认为同城,当付外币时需选为“境外”
是否加急 系统默认普通 不可修改
付款方开户银行 自动 根据公司代码自动带出
收款人 自动
(允许修改)
默认为经办人 如需变更收款人时请点击放大镜选择其他人员
收款人开户银行账号 选择 点击放大镜图标,选择对应的收款人银行信息
收款方银行账户名称 自动 根据收款人开户银行账号自动带出 不得为空
收款人开户银行 自动 根据收款人开户银行账号自动带出 不得为空
收款方银行开户行省 自动 根据收款人开户银行账号自动带出 不得为空
收款方银行开户行市 自动 根据收款人开户银行账号自动带出 不得为空
收款方银行类型 自动 根据收款人开户银行账号自动带出 不得为空
联行号 自动 根据收款人开户银行账号自动带出 不得为空、一般为12位数字
银行号 自动 一般为空值
支付类型 自动 对外支付
支付渠道 自动 银企直连支付
CBS信息 自动 系统自动

注意事项:流程提交前请核对下图7处红框中银行信息是否准确无误且无空格,联行号必须为12位数字。如有错误请联系公司人力进行维护。

备注

如有特殊情况需说明,可在备注栏编辑。

此备注栏≠出差申请备注栏及差异概述,备注超标事项视为无效。

附件

可上传报销单据及原始票据以外的其他单据。