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| 公告:报销中心:能源类业务操作规范 [2025/08/06 17:16] – 马春月 | 公告:报销中心:能源类业务操作规范 [2025/08/08 17:21] (当前版本) – [按月暂估] 马春月 | ||
|---|---|---|---|
| 行 3: | 行 3: | ||
| * 水费 | * 水费 | ||
| * 电费 | * 电费 | ||
| - | * 气费 | + | * 气费（冬季供暖） |
| * 柴油/ | * 柴油/ | ||
| =====水费业务操作规范===== | =====水费业务操作规范===== | ||
| ====是否按月暂估==== | ====是否按月暂估==== | ||
| 单月水费金额较小，不用预先暂估，收到发票后，直接按照水单金额提交能源类合同评审流程。 | 单月水费金额较小，不用预先暂估，收到发票后，直接按照水单金额提交能源类合同评审流程。 | ||
| - | ====合同类别选择==== | + | ====合同类别场景说明==== |
| ===首次签订合同=== | ===首次签订合同=== | ||
| ==意向合同== | ==意向合同== | ||
| 行 15: | 行 15: | ||
| 适用场景：厂房、办公区等为第三方租赁性质，由租赁企业统一缴纳水费，单价固定，签订框架合同。 | 适用场景：厂房、办公区等为第三方租赁性质，由租赁企业统一缴纳水费，单价固定，签订框架合同。 | ||
| ===按月结算=== | ===按月结算=== | ||
| - | 为简化业务，按月结算均签订订单合同，合同评审流程提交后，系统自动验收、确认费用，拿到发票后，直接提交发票申请流程，进行发票报销。 | + | 为简化业务，按月结算均提交能源类订单合同，合同评审流程归档后，同步触发SAP采购订单收货、确认费用，拿到发票后，直接提交发票申请流程，进行发票报销。 |
| ====不同付款方式下业务处理==== | ====不同付款方式下业务处理==== | ||
| - | | | + | | |
| - | | 先付款后开票，付款金额和开票金额一致 | + | | 先付款后开票\\ （付款、发票金额一致） |
| - | | 先开票后付款，付款金额和开票金额一致 | + | | 先开票后付款\\ （付款、发票金额一致） |
| - | | 先充值后开票，充值金额和发票金额不一致 | + | | 储值卡性质\\ （付款、发票金额不一致） | 结算单 |
| =====电费业务操作规范===== | =====电费业务操作规范===== | ||
| ====是否按月暂估==== | ====是否按月暂估==== | ||
| - | 单月电费金额较大，若当月无法获取电费结算单，当月月末需要查电表用电量，预估当月电费。 | + | 单月电费金额较大，每月需要进行费用暂估入账。 |
| - | ====合同类别选择==== | + | * 当月可以获取当月电费结算单的，当月按照结算单金额提交合同评审流程 |
| + | * 当月无法获取电费结算单，当月月末需要查电表用电量，预估当月电费，根据预估金额提交合同评审流程 | ||
| + | ====合同类别场景说明==== | ||
| ===首次签订合同=== | ===首次签订合同=== | ||
| ==意向合同== | ==意向合同== | ||
| 行 31: | 行 34: | ||
| 适用场景：厂房、办公区等为第三方租赁性质，由租赁企业统一缴纳电费，单价固定，签订框架合同。 | 适用场景：厂房、办公区等为第三方租赁性质，由租赁企业统一缴纳电费，单价固定，签订框架合同。 | ||
| ===按月结算=== | ===按月结算=== | ||
| - | 为简化业务，按月结算均签订订单合同，合同评审流程提交后，系统自动验收、确认费用，拿到发票后，直接提交发票申请流程，进行发票报销。 | + | 为简化业务，按月结算均提交能源类订单合同，合同评审流程归档后，同步触发SAP采购订单收货、确认费用，拿到发票后，直接提交发票申请流程，进行发票报销。 |
| ====不同付款方式下业务处理==== | ====不同付款方式下业务处理==== | ||
| + | 情形1：当月收到当月结算单 | ||
| + | | 类型 | ||
| + | | 先付款后开票\\ （付款、发票金额一致） | ||
| + | | 先开票后付款\\ （付款、发票金额一致） | ||
| + | | 储值卡性质\\ （付款、发票金额不一致） | ||
| + | 情形2：当月无法收到当月结算单，次月收到结算单 | ||
| + | | 类型 | ||
| + | | 当月不开票不付款，次月先付款，后开票\\ （付款、发票金额一致） | ||
| + | | 当月不开票不付款，次月先开票，后付款\\ （付款、发票金额一致） | ||
| + | | 储值卡性质\\ （付款、发票金额不一致） | ||
| + | 注：预估金额=电表记录当月用电量*上月平均单价，或其他合理的计算方式。 | ||
| + | |||
| + | =====气费（冬季供暖）业务操作规范===== | ||
| + | ====是否按月暂估==== | ||
| + | 气费金额较大，每月需要进行费用暂估入账。\\ | ||
| + | 每月分摊金额=预估全年金额/ | ||
| + | ====合同类别场景说明==== | ||
| + | ===合同签订=== | ||
| + | ==意向合同== | ||
| + | 适用场景：冬季供暖气费一般签订长期合同，价格每年随市场价变动，无法确定数量、单价，签订意向合同。 | ||
| + | ==标准合同== | ||
| + | 适用场景： | ||
| + | * 与供应商每年签订合同，合同中能明确约定各期间结算的金额。 | ||
| + | * 签订意向合同的，每年实际发生取暖业务时，当收到结算时，用结算单提交标准合同，用于审核业务、发票报销、付款。 | ||
| + | ====按月暂估==== | ||
| + | 每月月末暂估时，F-02手工编制财务凭证\\ | ||
| + | 借：5101024000 费用-气费\\ | ||
| + | 贷：2241020506 其他应付款-非关联方-暂存款-其他代缴（分配字段备注：气费-**年，如：气费-2024年）\\ | ||
| + | ====结算付款==== | ||
| + | |||
| + | | 合同性质 | ||
| + | | 意向合同，需要结算时 | ||
| + | | 意向合同，需要结算时 | ||
| + | | 意向合同，需要结算时 | ||
| + | | 每年签订标准 | ||
| + | 在合同验收审核、触发SAP采购订单收货时，同步按比例回冲暂估金额（具体回冲金额自行测算，避免发票报销当月费用有特别大的偏差）\\ | ||
| + | 借：2241020506 其他应付款-非关联方-暂存款-其他代缴（分配字段备注：气费-XX年，如：气费-2024年）\\ | ||
| + | 贷：5101024000 费用-气费\\ | ||
| + | =====柴油/ | ||
| + | 按照C类，进行出入库管理 | ||
| + | =====特殊事项说明===== | ||
| + | 1、若与银行签订三方协议，自动扣水费、电费的，无需再提交付款流程。\\ | ||
| + | 前提：需在制度中明确自动扣款的不再履行审批程序（因签订三方协议时已说明扣款的用途等）\\ | ||
| + | 示例：\\ | ||
| + | 叶片总部“总经理办公会工作细则”中有如下标注：\\ | ||
| + | {{: | ||
| + | 2、若存在签订合同供应商、开具发票供应商、付款供应商不一致的，将合同评审流程中的供应商维护成付款供应商，出票供应商为开具发票的供应商。\\ | ||
| + | 但是需要附件处需要上传不一致的文件说明，便于流程节点人员审核合理性。\\ | ||
| + | 示例如下：\\ | ||
| + | | 项目 | ||
| + | | 供应商均一致 | ||
| + | | 合同与发票、付款供应商不一致 | ||
| + | | 合同、发票与付款供应商不一致 | ||
| + | | 合同、付款与发票供应商不一致 | ||
| + | | 合同、付款、发票供应商均不一致 | ||
马春月