合同评审流程稽核关键点

— 张蓉蓉 更新于2025/02/20 13:50

备注：本页只涉及资产、服务类采购业务，不涉及销售类业务。

1. 扫描发票：发票在扫描前，采购人员需要确保发票申请单状态为【已提交】，若显示为【待审批】，需要部门经理审批；未审批的，不允许进行扫描。
2. SAP付款单：在PLAN02 节点发布之前，请保证实际付款金额不为0 ，检查银行信息是否完整正确。（系统已实现控制）
3. 采购应付循环业务分为4个环节：

1、签订合同：OA合同评审流程

2、费用入账：SCC验收

3、发票报销：SCC报票

4、付款：SAP付款单

（一）原合同已执行完毕，全程100%未报销发票，未付款。

处理方式：视同新签合同补录至3.0流程中；流程中备注原流程编号，视作新流程。

（二）原合同已执行完毕，部分已报票已付款，部分未报发票未付款。

处理方式：未付款部分，补录至3.0流程中，付款阶段根据合同约定选择；流程中备注原流程编号。

1.工厂

涉及多工厂的业务处理（阜宁和连云港公司）：

采购业务：成本中心描述涉及一厂、二厂、三厂的，需要分工厂提交合同评审流程（标准合同、订单合同需分开提交。框架合同、意向合同可无需分开提交合同评审流程，即可基于2501的框架合同，下达2501、2502、2503的订单合同，连云港公司同理）；

成本中心描述不包含工厂信息、研发订单、固定资产等其他的业务仅以某一个工厂为主体提交合同评审流程。

非采购业务：可仅以某一个工厂为主体提交合同评审流程。

不同工厂的固定资产，需在创建设备卡片时明确对应的成本中心，否则可能导致A厂的固定资产折旧金额计入B厂的费用，导致数据异常。

2.我方属性：甲方or乙方

1.合同创建类型

2.合同变更类型

3.价格调减变更合同的填报要点

4.合同预算类型

预算是手工导入，可能导致带出来的产品服务编号存在错误，需要再次检查。

1）部分编码已删除，请查询最新Excel《服务类物料明细》。文件会实时更新在钉钉群【采购应付—合同评审】中。

服务类物料明细表

2）产品服务编号的业务与实际业务需一一对应，如果产品服务编号无法对应，需向共享中心申请增加，步骤如下：

A：填写钉钉表格《关于申请增加产品服务编码的说明》；

B：共享中心根据申请，向总部财务分析经理请示是否可增加，；

C：确定可以增加后，编辑制作申请4个附件，填写E10《YPIM04信息系统运维管理流程》申请，流程同步转发业务申请人，方便查看流程进度。

D：流程归档后，请总部财务分析经理将编码相关信息匹配至SAP系统中。

当“预算项目”选择“固定资产、研发项目”时，需要选择对应的预算项目，预算项目需要提前上传到系统中。

预算需要匹配准确的数量，如果预算金额足够，数量不足，也无法提交合同流程。

预算的项目名称，需要与合同签订内容保持对应，如研发预算为90.2型号，则合同内容不应为其他型号的业务。

1）标准合同、订单合同的数量应与合同文本保持一致。

2）框架合同数量根据业务需求而预估的数量，请勿填写1。

3）标的行数量*付款条件表每行金额/合同总金额应该和合同文本金额保持一致，否则收货时可能导致因收货数量异常，验收单审核失败。

4）固定资产的合同要分行填写，购买N个固定资产，明细增加为N行，每行数量填写1。

在提交合同评审如果涉及固定资产拆订单的情形（即固定资产分批到货，分批验收），在“固定资产拆订单”字段填写数字，相同的订单，填写的数字号应该为同一个数字（例如：数字为1的，购买的是第一批到货；数字为2的，是第二批到货），不填写的默认为创建1张采购订单。

1）不含税价格和合同文本保持一致。合同文本应明确不含税单价、不含税总额，确保印花税缴纳基数的准确性。

2）合同文本应明确若税率变化后的结算情况，可参考本页《二、合同文本的财务信息（一）合同文本中，需明确五项财务信息》

3）建议以不含税金额为准计算含税金额，四舍五入保留小数点后两位数字。

4）由于系统原因导致出现的金额差异，差异金额在1元以内，系统可以自动处理容差；差异金额超过1元，在报销发票时，需要部门经理另外审批。预付A00金额应与合同文本保持一致，无金额差异。

1）采购合同应选择进项税税码。非X开头的是采购类税码。采购业务是购进货物，属于进项税。若选择销项税码，则会影响采购订单生成。

2）X开头的是销售相关的税码，在采购合同中请勿填写此类税码。（系统已实现控制）

3）取得增值税普通发票，进项税处应选择【0%进项税】。

系统默认固定PC，PC是标准单位，如果有需要，可依据需求调整。

1）标的型号等详细信息应与合同文本保持一致。

2）选择【DFA01004成本中心-委托加工费（按工时结算）】，标的型号等详细信息统一为【非计件工时加工费】，不再体现“临时用工”。

请在合同文本中注明结算币种，比如在合同明细表中明确金额单位元，或者金额单位雷亚尔（巴西公司有部分合同是使用美元/人民币结算，并非所有都默认是雷亚尔，因此务必要明确）

1）加工费（固定资产、委托加工工具）、材料费（半成品、材料）要分开提合同（由于业务类型不同，印花税分类不同）。

2）研发类的运输合同：请在提流程前确认运输的产品：是新购入的模具材料，还是使用过的材料用于测试。

1）当挂载【在建工程】标的时，需要在【订单号】处填写在建工程订单号：100000-299999。

2）当挂载【研发订单】标的时，需要在【订单号】处填写研发订单号：ZI03资本化研发内部订单：400000-499999；ZY01纵向研发项目内部订单：2100000-2199999；ZY02 自立（研究）项目内部订单：2200000-2199999。

3）当挂载【售后订单】标的时，需要在【订单号】处填写售后订单号：4000000-4999999。

4）当挂载【技术订单】标的时，需要在【订单号】处填写技术订单号：ZR01：600000-699999；ZY04：2400000-2499999.

5）当挂载【PM订单】标的时，需要在【订单号】处填写PM订单号：6100000000-6699999999。

6）当挂载【销售结算】标的时，需要在【订单号】处填写销售结算订单号：2500000-2599999。（用于费用归集）

1）当合同类别为【采购】、合同创建类型为【新增 框架合同】、合同标的为【DFH01001PM订单-设备维修】、【DDA10104成本中心-计量器具检定费】时，如果标的内容超过10行时，OA合同评审流程中可填一行标的行，在订单合同通过订单拆分功能，保证SAP中是多行信息，且为数量*单价的模式，便于数据分析；当标的内容小于10行，OA合同评审流程中需列示所有标的行。（请勿修改模板格式）

2）除此之外，销售所有业务、采购材料可以不一一列示标的行，其他业务必须列示所有标的行。

当合同业务需要多行标的明细时，可以选择使用右键导入功能。（一般是50行之内可以正常上传导入，超过50行可能会加载缓慢，导入之后可以进行修改。）

1）在标的行空白处点右键，下载固定格式的Excel模板。

请注意：请勿在模板中附带公式或其他格式，建议保持原文件名称。

2）填写完基础信息后，依据流程“合同标的X”的数字，在Excel对应的sheet明细中填写，其他sheet无需删除或填写。

例如下图：流程中显示“合同标的4”，需在Excel中填写“明细4”sheet页。

3）点击“选择文件”，再点击“明细导入”上传即可。

（1）关于预付、应付的判断逻辑：根据业务实质确定预付还是应付。

预付有两种情况，除此之外，其他情况属于应付，需要收取发票之后，再付款

预付情况1：未开展业务、需付款的（即使合同约定在开展业务前开具发票、付款的，也属于预付阶段，收到的发票与下一阶段合并进行发票报销）；

预付情况2：已开展业务、未开发票，先付款的。

（2）进度款A50-A55，共6个阶段，如果应付款超过6次，选择多个A5Z。每次单独收取发票。

（3）付款阶段类别要按顺序一一对应，应付款从A50开始选起，依次排序选择A50/A51/A52，不可以选择A50/A50/A50，否则SCC创建验收单、发票申请单时异常，审核流程需重点监控。

（4）A50-A55和A0Z，A5Z不能混用。（应付和周期性付款，不能混用）付款比例在拟定合同时，建议约定各个阶段为整数比例。

提示：在建工程类业务，例如新建厂房，付款周期较长，请在询比价阶段确认好付款比例与系统是否匹配，避免后续无法处理。

（5）50%承兑+50%电汇：A50+A51，两个阶段分开开票（需要提醒外包业务）。可以不完全按50%/50%拆分，如当期生产5根主梁，则开票时按照2根梁、3根梁分别开具，发票报销时，报销分别报销对应的付款阶段，可接受1万元以内的差异；

不允许财务手工拆分供应商金额。

（1）与合同中付款阶段描述一致，不允许为空，否则SAP中查询时，无法直观看出各个阶段的内容。

（2）如果涉及到质保期，请在阶段描述中同步增加质保期。

（1）涉及外币合同，尤其是涉及预付阶段的，在审核验收单后需查看凭证的币种是否正确。

（2）流程中填写外币不含税金额，非转换为人民币的金额。

（1）基准天数可根据合同文本内容填写。合同文本中应当明确收到发票后多少天内付款，如果没有明确，默认是30天内付款，基准天数填写30。

（2）不能填0天（采购订单会异常生成）。

（3）应付类业务：到期日=发票验收日+基准天数的当月

（4）预付类业务：到期日=验收日+基准天数的当月

（1）当选择A50、A51等应付款时，付款比例应为整数。

（2）当付款比例为小数时，应选择A5Z。

（1）当填写约定付款日期时，审核时需判断是否符合合同要求，如合同约定2个月后，那约定付款日期也需在2个月后的某天，不能选择2个月内的某天。如果合同约定日期，则需要根据合同约定填写。

1）预付款阶段，根据预计付款时间填写约定付款日期，无需合同约定；

2）其他付款阶段：需合同有明确约定某年某月某日付款，可填写对应的约定付款日期，否则不允许填写约定付款日期。

（1）付款各阶段合计总金额=合同总金额，不一致则无法提交。（系统会校验）

（2）预付A00金额应与合同文本保持一致，无金额差异。（预付要求金额完全无差异）

（3）如果是应付款，由于流程金额精确性问题，发票按实际金额报销，差异金额在1元以内，可以由系统容差自动处理。

（1）订单合同的结算单，要区分工厂，外包加工业务能对应序列号的，需要提供序列号，确保业务真实。

（2）框架合同中需要约定用什么形式确认订单相关内容（例如，结算单需双方签字确认）

（3）使用合同模板，要按要求上传附件。

（1）对方公司名称要跟合同保持一致，需要检查。

（1）订单相关的3种提示:

①　CLSD-结算-财务关单

②　TECO-关闭-业务关单

③　锁定

（2）订单因关闭无法使用，解决办法:打开订单，收货结算后，再关闭，再归集费用。

（3）可能存在的审计风险:该订单开票结算后，有成本，无收入。

（1）订单合同需关联最新版框架合同，请勿关联过期合同；

1.提交合同选择“对方信息”时，请务必确认流程供应商信息和合同中的对方名称，是否一致。目前已发现阜宁、阳江公司出现不一致的问题。若选择错误，会直接影响发票报销和付款，请务必重视。

2.请提交付款业务流程时务必确认信息是否准确，银行名称、联行号、开户行名称，不为空且不含空格。如有错误，需进行修改。

3.请务必核对电费、水费能源类付款的对账单，单据中涉及负数的，请与相关部门确认是否属于退款或抵扣款项的业务，确认后再提交合同流程，避免多支付款项。

4.涉及工会类的业务合同，请在流程中上传由工会主席签批的文件。

5.提醒一下合同中对于收到【增值税普通发票】，应该按截图方式填列，税率并非为0，注明为普票。

6.当前发现子公司设备改造业务的服务编码错误匹配为DDK05101在建工程-建筑工程施工，此业务归集内容为：指新建、改建各种建筑物、构筑物的工程作业，包括与建筑物相连的各种设备或者支柱、操作平台的安装或者装设工程作业，以及各种窑炉和金属结构工程作业。此产品服务编码与设备改造无关！正确标的为DFK01001在建工程设备改造，烦请在提交合同时注意检查。

7.当挂载在建工程标的时，需要在【订单号】处填写建工程订单号。

8.SAP付款单行项目文本字符限制15个汉字（邯郸工行10个）。请勿超过字符数限制，超过无法支付。请勿存在特殊字符。例如%。

9.订单合同需关联最新版框架合同，请勿关联过期合同。如果找不到原框架合同，请将搜索范围扩大至【全部】，搜索范围默认是最近6个月。

10.采购资产类业务应明确规格、型号等标的具体信息，个别业务有专门的技术质量标准参数要求，请同步明确。

固定资产指为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的使用寿命超过一个会计年度，且单位价值超过2000元的有形资产，包括房屋及建筑物、机器设备、运输设备、电子及办公设备、模具和其他。

根据制度要求，单价在2000元以上的有形资产，按固定资产管理，应当事先提交对应的预算金额及数量，明确规格、型号等标的具体信息，将业务明细拆分至最小单位，请勿将采购业务打包处理。

如购买一批家具，应当拆分具体明细，符合固定资产管理要求的，提交对应的预算需求；不符合固定资产管理要求的，按照出入库管理，提交对应的C类平台采购申请。

11.加工过程产生的奖励/激励费用需要开发票吗？

销售额为纳税人发生应税销售行为收取的全部价款和价外费用,但是不包括收取的销项税额。前款所称价外费用,包括价外向购买方收取的手续费、补贴、基金、集资费、返还利润、奖励费、违约金、滞纳金、延期付款利息、赔偿金、代收款项、代垫款项、包装费、包装物租金、储备费、优质费、运输装卸费以及其他各种性质的价外收费。另外对增值税一般纳税人（包括纳税人自己或代其他部门）向购买方收取的价外费用和逾期包装物押金,应视为含税收入,在征税时换算成不含税收入并入销售额计征增值税。填开发票的单位和个人必须在发生经营业务确认营业收入时开具发票。未发生经营业务一律不准开具发票。因此，价外向购买方收取的奖励费可以开具发票。

12.供应商扣款如何操作？

根据合同条款，冲减固定加工费，不要改动2008的加工，不然影响单价。

13.SRM维护供应商中国农业银行的账号信息，请勿添加农行账号的前两位城市代码。应为15位，不填写17位。